Beknopte handleiding

 1. Basiskennis over Microsoft 365

Microsoft 365 is een verzameling applicaties en licenties van Microsoft. XSbyte biedt deze aan u aan, XSbyte is uw eerste aanspreekpunt bij vragen met betrekking tot Microsoft 365.

Voor vragen die niet kunnen wachten tot de volgende werkdag, bel ons op +31881440000.
Voor alle andere vragen, mail je vraag naar support@xsbyte.com, we helpen je graag verder via mail, of maken via mail een afspraak met je om samen (telefonisch/via teams) je vraag te bespreken.

Goed om te weten: je gebruikersnaam is je e-mailadres.

1.1. Inloggen

Je kan op allerhande manieren verbinden met de Microsoft 365 suite, een daarvan is via het web. Omdat te doen ga je naar https://portal.office.com

Voer je emailadres en wachtwoord in.
Als je voor het eerst inlogt, word je gevraagd om gelijk je wachtwoord aan te passen.
Vervolgens word je gevraagd om MFA (meerfactor authenticatie in te stellen), hiervoor hebben we in het linker menu een apart onderdeel staan, mocht je daar hulp bij nodig hebben.

Als je dit hebt doorlopen ben je ingelogd in Microsoft 365.

1.2. Portal

Je krijg na het inloggen het Microsoft 365 Portal te zien. Door op het apps-icoon (links bovenin, de 9 puntjes) te klikken open je vanuit het portaal je gewenste applicaties, maar ook vanuit andere Office-applicaties het app-scherm kan je navigeren naar bestanden en applicaties.

  <-- Het apps-icoon

Vanuit het appscherm kan je overal bij je apps. Dit wordt verder in deze handleiding besproken. Afhankelijk van je rechten en licenties kunnen andere apps zichtbaar zijn en de apps kunnen in een andere volgorde staan!

De meest gebruikte apps komen ook in je linkerbalk te staan wanneer je ze eenmaal hebt gebruikt.

2. Email

2.1. Overzicht 

Volg de stappen uit hoofdstuk 1 om naar het portaal te gaan en open de Outlook app, afhankelijk van je taalinstellingen kan deze ook Mail of E-mail heten.

Rood: Hier staan mappen binnen je postvak, zoals je Postvak IN, verzonden items en dergelijke

Groen: Hier komen de mails te staan in het mapje waar je nu in kijkt, standaard is dit Postvak IN.

Geel: Dit is het leesvenster. Als je een mail aanklikt kan je deze in dit vak lezen.

2.2. Mail verzenden (met bijlage vanuit OneDrive)

Klik op ‘Nieuwe e-mail’ bovenaan.

Een nieuwe E-Mail opent.

Bij ‘Aan’ voer je het e-mailadres in van de ontvanger.

Vul bij ‘Onderwerp’ een onderwerp in, deze komt bovenin de mail bij de ontvager te staan.

Je kan nu de gewenste tekst typen in het grote vak daaronder.

Wil je bestanden meezenden die in OneDrive staan? Klik dan op ‘’Bijvoegen’’ en kies voor OneDrive.

Vink vervolgens het gewenste bestand aan die je wil verzenden en klik vervolgens op ‘Volgende’

Vervolgens heb je 2 keuzes. ‘Bijvoegen als OneDrive-Bestand’ doe je als je wilt dat je collega het bestand ook kan bewerken samen met jou. Dan kunnen beide real-time in het bestand werken en geadresseerden zien van elkaar wie wat doet.

Keuze 2: Je klikt ‘Als een kopie bijvoegen’ aan als je het bestand alleen wilt versturen, en meer niet.

Klik vervolgens op ‘Verzenden’. De mail wordt verzonden.

2.3. Hoe voeg je een Microsoft 365 (Exchange) postvak toe aan Outlook (Desktop)?

1. Open Outlook en klik op 'Bestand' in de linkerbovenhoek van het scherm.
2. Klik op 'Account toevoegen' onder 'Informatie'.
3. Voer het e-mailadres van het Microsoft 365 (Exchange) postvak in dat je wilt toevoegen en klik op 'Verbinden'.
4. Voer het wachtwoord in voor het e-mailaccount en klik op 'Volgende'.
5. Volg de verdere instructies op het scherm om het proces te voltooien. Zodra het account is toegevoegd, verschijnt het in de zijbalk van Outlook.

2.4 Hoe open je via Outlook for desktop een gedeeld postvak (Windows)?

1. Verzoek het toevoegen (met automapping) van een gedeeld postvak bij Support
2. Het gedeelde postvak verschijnt nu in de zijbalk van Outlook. Dit kan 30 minuten duren en je moet Outlook na die 30 minuten even herstarten.

2.5 Hoe open je via Outlook for desktop een gedeeld postvak (Mac)?

1. Open Outlook en ga naar het tabblad 'Tools' in de menubalk bovenaan het scherm.
2. Klik op 'Accounts'.
3. In het venster dat verschijnt, selecteer je het account waaraan je het gedeelde postvak wilt toevoegen.
4. Klik op 'Advanced' onderaan het venster.
5. Ga naar het tabblad 'Delegates'.
6. Onder 'People I am a delegate for', klik op de '+' knop.
7. Voer de naam van het gedeelde postvak in en klik op 'Add'.
8. Klik op 'OK' om het venster te sluiten.

Het gedeelde postvak zou nu moeten verschijnen in de zijbalk van je Outlook. Als je het gedeelde postvak niet ziet, moet je mogelijk Outlook opnieuw starten.

2.6 Hoe open je via het web (outlook.office365.com) een gedeeld postvak?

1. Ga naar outlook.office365.com en log in met je Microsoft 365-account.
2. Klik rechtsboven op je profielfoto of initialen en selecteer 'Een ander postvak openen'.
3. Voer het e-mailadres van het gedeelde postvak in en klik op 'Openen'.
4. Het gedeelde postvak wordt geopend in een nieuw tabblad of venster.

3. OneDrive

3.1. Uitleg

OneDrive is een persoonlijke Cloud-omgeving binnen je zakelijke omgevingwaar je je bestanden op kunt slaan. Dit is erg handig, vanaf elke plek kan je bij je bestanden komen en bewerken.

3.2. Gebruik

Klik op ‘OneDrive’. Je komt dan in je persoonlijke OneDrive omgeving terecht.

Let op: Je moet klikken op 'Mijn bestanden' om ook daadwerkelijk in je eigen bestanden terecht te komen. De 'Start' pagina in Onedrive op het web geeft een overzicht van de laatst bewerkte bestanden.

3.3. Mappen aanmaken

Klik op ‘Nieuw’, vervolgens op ‘Map’.

Geef de map een naam. In deze handleiding heet de map test. Klik op ‘Maken’

Nu is de map aangemaakt. Als de map niet in een reeds gedeelde map is aangemaakt, zul je zien dat onder het kopje ‘Delen’ staat dat de map ‘Privé’ is, dit betekent dat de map met niemand binnen of buiten de organisatie is gedeeld. Indien gewenst kan je de map delen door met rechts op de map te klikken en vervolgens te kiezen voor ‘Delen’. Daarover zometeen meer!

3.4. Bestanden in je OneDrive zetten

Bestanden in je OneDrive mappen plaatsen is heel makkelijk. Je kunt ze van je bureaublad naar je OneDrive slepen. Klik eerst op een van je aangemaakte mappen, zodat je navigeert naar waar je het bestand wil hebben. Pak vervolgens een bestand vast vanaf je computer en sleep het naar OneDrive. Het uploaden duurt even, vooral als het heel veel bestanden zijn. Je kan de voortgang rechts bovenin bekijken via het draaiende icoontje wat na het slepen zal verschijnen.

3.5. Bestanden bewerken in OneDrive

Zoek het bestand op dat je wil bewerken en klik erop. De app. ‘Word online’ wordt gestart.

Klik op ‘Document bewerken’ bovenaan.

Je kan nu 2 keuzes maken.

Je kan je document online bewerken door op ‘Bewerken in Word Online’ te klikken. Je document wordt continu opgeslagen; d.w.z. na elke wijziging hoef je niet op ‘’Opslaan’’ te klikken.

Je kan ook het document openen in Word dat op je computer/laptop staat. Dan opent het bestand in Word. Als je iets bewerkt, moet je wel op ‘Opslaan’ klikken. Het document wordt dan automatisch bijgewerkt naar OneDrive.

3.6. Bestanden delen met collega’s in OneDrive

Je kan je bestanden delen met collega’s zodat deze het document ook kunnen bekijken of eventueel samen in kunt werken. Het delen doe je als volgt:

Zoek het bestand op dat je wil delen

Vink het aan en klik op ‘’Delen’’

Vul een naam in en klik op de desbetreffende collega. Klik vervolgens op ‘’Delen’’.

Vervolgens staat het document in de OneDrive van je collega onder 'Gedeeld met mij'. De collega krijgt hier ook een mailtje van. De collega en jij werken in hetzelfde bestand, dus als je online werkt of op een gekoppeld apparaat werkt, kan je tegelijk werken of achteraf elkaars wijzigingen inzien.

4. SharePoint

4.1. Wat is SharePoint?

SharePoint is een omgeving waarbij mensen, processen en gegevens bijeen worden gebracht. Binnen SharePoint bestaat een aantal z.g. ‘Teamsites’. De teamsites zijn weer verbonden aan bepaalde collega’s die daar de rechten voor hebben. SharePoint is per definitie een gedeelde omgeving.

Goed om te weten dat Microsoft Teams onder water leunt op Sharepoint voor het delen van bestanden. Een Team in Teams heeft dus altijd een gelijknamige Sharepoint Site waar gegevens uitgewisseld worden.

4.2. Wanneer gebruik ik OneDrive en wanneer gebruik ik SharePoint?

Je gebruikt OneDrive zoals in het vorige hoofdstuk is beschreven. OneDrive is er voor om je persoonlijke bestanden op te slaan in de Cloud. Je kan alleen zelf bij deze bestanden. Verder kan je binnen OneDrive je bestanden delen met je collega’s op individueel niveau, ook beschreven in het vorige hoofdstuk.

Wanneer gebruik je SharePoint? Als je lid bent van een team binnen SharePoint of Teams, kan je binnen die teamsite alles delen met je collega’s die ook lid zijn van deze teamsite. Zo’n teamsite is compleet door de leden van de teamsite in te richten! Denk bijvoorbeeld aan een agenda, een locatie voor bestanden of een nieuws feed. Kort door de bocht geformuleerd is dit eigenlijk gewoon een soort interne website voor je team waar je lid van bent. Deze wordt het meest gebruikt voor collega’s die in vast verband met elkaar samenwerken.

Samengevat:

1. SharePoint:
2. • Centrale opslag en beheer van documenten
   • Ideaal voor projectmatige samenwerking en het delen van bestanden binnen het bedrijf
   • Biedt geavanceerde versiebeheer- en zoekfuncties
3. OneDrive:
4. • Persoonlijke cloudopslag voor elk teamlid
   • Automatische synchronisatie tussen apparaten, perfect voor onderweg werken
   • Eenvoudig delen van bestanden met interne en externe partijen
5. Microsoft Teams:
6. • Centraal communicatieplatform voor chat, videogesprekken en samenwerking
   • Integratie met andere Microsoft 365-apps voor naadloze werkstromen, zo wordt SharePoint gebruikt voor bestandsuitwisseling.
   • Mogelijkheid om externe partijen uit te nodigen voor specifieke projecten of gesprekken

4.3. Hoe werkt SharePoint?

SharePoint is heel erg uitgebreid. In deze paragraaf gaan we proberen om mappen aan te maken binnen SharePoint, en daar bestanden in te plaatsen, verder gaan we kijken naar de mogelijkheid om de teamsite naar eigen wens aan te passen.

4.4. Lid worden van een teamsite

Je moet eerst lid worden van een teamsite. Normaal gesproken word je daar voor uitgenodigd. Is dat niet het geval? Neem dan contact op met onze support via support@xsbyte.com of 088 144 00 00.

Let op! We spreken hier in deze handleiding van de teamsite ‘’Raad van Toezicht’’. De teamsite waar jij eventueel lid van bent zal anders heten. Dit is puur een voorbeeld!

Waar vind ik de sites waar ik bij kan?

Klik in het portaal op Sharepoint, vervolgens opent een scherm waar de beschikbare sites zichtbaar zijn.

4.5. Mappen aanmaken en bestanden plaatsen in een teamsite

Het aanmaken van mappen en bestanden werkt identiek aan de werkwijze van OneDrive. Daarvoor verwijs ik je graag een stukje terug in dit document naar het betreffende gedeelte.

5. OneDrive en SharePoint synchroniseren

5.1 Synchroniseren van OneDrive

Het synchroniseren van OneDrive is erg handig. Je hebt al je documenten van je OneDrive op je computer in de verkenner staan. Standaard wordt OneDrive zo ingesteld dat je bestanden niet allemaal op je computer wordt opgeslagen, maar worden opgehaald wanneer je ze nodig hebt. Zo verbruik je niet al je vrije opslag op de computer voor het ophalen van alle bestanden.

Klik op de verkenner in je startbalk van je laptop.

Klik in de verkenner links op ‘OneDrive’. Het volgende scherm verschijnt. Vul daar je e-mailadres in emailadres in en klik op aanmelden.

Vervolgens zie je het loginscherm van de organisatie (Microsoft 365) scherm. Vul je wachtwoord in en klik op login.

Klik op volgende. Nu staat je OneDrive in je verkenner! Het synchroniseren duurt even. Dat betekent dat je even moet wachten tot al je documenten zichtbaar zijn.

5.2 SharePoint/Teams synchroniseren naar de verkenner

Nadat je OneDrive hebt gesynchroniseerd is het ook mogelijk SharePoint teamsites te synchroniseren.

Klik op Sharepoint in Microsoft 365:

Eenmaal op SharePoint, zoek bovenin naar de gewenste site. Bij het zoeken kan je eventueel filteren op ‘Site’, zo krijg je alleen Sharepoint omgevingen te zien, in plaats van bestanden en personen.

Op de ‘Site’ aangekomen, kan je doorklikken naar Documenten in de linker zijbalk

Klik vervolgens op ‘Snelkoppeling toevoegen naar OneDrive’. Het kan zijn dat deze niet direct zichtbaar is en dat je het menu moet openklappen via de 3 puntjes.

Er is nu een snelkoppeling in je OneDrive aanwezig voor deze Sharepoint-site. Je kan deze indien gewenst hernoemen. Houd er rekening mee dat het synchroniseren een aantal minuten kan duren.

Binnen deze mappen kan je werken zoals je normaal ook lokaal zou werken.

Je ziet in dezelfde balk mogelijk ook een knop 'Synchroniseren' staan, dit werkt ook, maar maakt de bibliotheek apart beschikbaar in je verkenner. We noemen dit de 'oude methode' omdat de 'Snelkoppeling naar OneDrive' handiger werkt. Wanneer je bijvoorbeeld op een ander werkstation werkt, is die snelkoppeling ook altijd beschikbaar.

5.3 SharePoint/Teams synchroniseren naar de verkenner

Vanuit Teams werkt dit bijna hetzelfde. Teams redeneert vanuit Teams-kanalen. Als je bestanden wil benaderen die niet gekoppeld zijn aan een kanaal kan je dat ook via Teams eenvoudig doen. Ga daarvoor binnen Teams naar het betreffende Team en ga naar het Algemene/General kanaal (1), klik op Bestanden (2) en klik op 'Documenten'. Hier kan je in de bestanden werken, maar bijvoorbeeld ook weer een snelkoppeing naar OneDrive maken.