Versie september 2020

XSbyte B.V., gevestigd aan Kalkoven 7 9351 NP Leek, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Contactgegevens: Deze vindt u op onze contactpagina op xsbyte.com/contact-gegevens. XSbyte heeft een aanwegezen Data Protection Officer (Functionaris Gegvensbescherming), u kunt deze bereiken via [email protected] ter attentie van Thom Heemstra, u kunt uw vragen tevens telefonisch stellen, u vindt alle contactgegevens op de contactpagina.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Indien u geen klant bent en onze website bezoekt, leggen we uitsluitend via Google Analytics geanonimiseerde gegevens vast om onze website te verbeteren, in onze access logs wordt gedurende 7 dagen het IP-adres van u bezoek vastgelegd. Bent of wordt u klant bij XSbyte? Dan verwerken wij uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voor- en achternaam
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• IP-adres
• Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch
• Gegevens over uw activiteiten op onze website
• Internetbrowser en apparaat type
• Betaalgegevens
• Bij telefoondiensten: Verkeers- en locatiegegevens voor facturatie en oplossen van problemen

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via [email protected], dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

XSbyte verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Het afhandelen van uw betaling
• Verzenden van onze nieuwsbrief
• U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
• U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
• U de mogelijkheid te bieden een account aan te maken en uw eigen gegevens te beheren
• Om goederen en diensten bij/voor u (af) te leveren
• XSbyte analyseert uw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op uw voorkeuren. Deze gegevens verkopen wij niet aan derden.
• XSbyte verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangiftes.

Geautomatiseerde besluitvorming

XSbyte neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van XSbyte) tussen zit.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

XSbyte bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens (zolang de termijn niet opnieuw wordt verlengd):

• Indien u een factuur ontvangt voor een dienst of een offerte aanvraagt (onafhankelijk of u akkoord gaat of niet): Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, KvK- en BTW-nummer, IP-adres, offerte- of factuurinformatie en indien van toepassing betaalgegevens: 10 jaar in verband met de fiscale bewaarplicht.
• Indien u afrekent op een andere wijze dan vooruitbetaling, zoals door middel van iDeal, Creditcard, SEPA-incasso worden uw naam, adres en woonplaats evenals factuurnummer verstrekt aan Mollie BV, voor het verwerken van de betaling. Deze worden bij Mollie niet langer bewaard dan noodzakelijk, voor hun privacy policy verwijzen we u graag naar mollie.nl/nl/privacy.
• Indien u geen klant bent, maar u zich wel inschrijft voor de nieuwsbrief: Naam, E-mailadres, deze bewaren we zolang u ingeschreven bent voor de nieuwsbrief, daarna verwijderen we deze onmiddellijk.
• Indien u een klacht of misbruikmelding doet, verzamelen we uw Naam, adres- en woonplaatsgegevens, e-mailadres, IP-adres en gegevens inzake de melding. Deze worden tot 2 jaar na de melding bewaard om te kunnen voeldoen aan eventuele gerechtelijke verzoeken of het kunnen opbouwen van een misbruikdossier.

Delen van persoonsgegevens met derden

XSbyte deelt uw persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. XSbyte blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. U kunt bij ons een overzicht aanvragen waar uw gegevens via ons bekend zijn gemaakt, denkt u hierbij aan financieel dienstverleners, administratiepakketten, betaalverwerkers, inhoudelijk dienstverleners en dergelijke. Bij het bezoek aan onze website en onze systemen wordt zoals eerder genoemd opgeslagen wat uw IP-adres is om misbruik te voorkomen en eventueel terug te herleiden waar problemen zich hebben voorgedaan, dit adres wordt tot 7 dagen na het bezoek bewaard, daarnaast maken we gebruik van Google Analytics om onze website beter in te richten, deze gegevens worden geanonimiseerd aangeleverd door middel van de anonimizeIp-regel, meer informatie vindt u in het volgende hoofdstuk.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

XSbyte gebruikt alleen technische en functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Naast deze cookies maken we tevens gebruik van Google Analytics, deze dienst van Google houdt bij op welke wijze een gebruiker gebruik maakt van een website of app. In ons geval worden de gegevens geanonimiseerd en worden er geen persoonsgegevens naar Google gestuurd. U kunt bovenaan deze pagina kiezen om deze dienst uit te schakelen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Dit kunt u zelf doen via de persoonlijke instellingen van uw account in ons controlepaneel. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons bedrijf en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. U kunt in het controlepaneel zelf een export maken van de bij ons bekende gegevens. Indien u gebruik maakt van een hostingpakket, kunt u via uw FTP-account de bestanden uit de backup-map downloaden om een complete kopie van uw webhostingomgeving te krijgen. Komt u hier niet uit? Dan kunt u bij ons een verzoek indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. Wilt u gebruik maken van uw recht op bezwaar en/of recht op gegevensoverdraagbaarheid of heeft u andere vragen/opmerkingen over de gegevensverwerking, stuur dan een gespecificeerd verzoek naar [email protected] Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. XSbyte zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op uw verzoek reageren. XSbyte wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

XSbyte neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via [email protected]