Waarom een Microsoft 365 omgeving nogsteeds geback-upt moet worden

We horen bij veel organisaties de gedachte dat een Microsoft 365 betekent dat ze geen back-up meer hoeven te maken. In deze blogpost geven we je duidelijkheid over de gegevensbescherming die Microsoft biedt en waar de verantwoordelijkheden liggen van de organisatie.

Hoe beschermt Microsoft je gegevens?

Microsoft biedt een uitstekende service door productiviteitsapps zoals Microsoft Office 365 aan te bieden. Microsoft richt zich echter voornamelijk op het beheer van de Office 365-infrastructuur. Jij bent zelf verantwoordelijk voor je gegevens.

Microsoft zorgt ervoor dat je data geografisch redundant wordt opgeslagen, wat betekent dat er een kopie van je data is in een tweede datacenter op een afzonderlijke locatie. Daarnaast is er een kortetermijnbescherming tegen gebruikers- en beheerdersfouten, zoals een extra prullenbak waarin verwijderde gegevens 30 dagen bewaard blijven.

Waarom moet je zelf voor een Microsoft 365 back-up zorgen?

1. Externe bedreigingen: Malware zoals ransomware en virussen kunnen ernstige schade toebrengen aan organisaties. Regelmatige back-ups zorgen ervoor dat je bestanden snel kunt herstellen.
2. Per ongeluk verwijderen van data: Wanneer data wordt verwijderd uit een Office 365-applicatie, wordt deze ook van beide locaties verwijderd. De prullenbak en versiegeschiedenis bieden slechts een tijdelijke beveiliging.
3. Kwaadwillige medewerkers: Bedreigingen van binnenuit komen vaker voor dan je denkt. Het is belangrijk om gebruikers te trainen in veilig gebruik van de IT-omgeving en een vangnet te voorzien voor wanneer het fout gaat.
4. Beperkt opslagbeleid: Office 365 bevat beleidsregels voor back-up en bewaren van data, maar deze zijn beperkt. Bijvoorbeeld, de data van een vertrekkende medewerker wordt slechts 90 dagen bewaard.
5. Microsoft Teams back-up: Microsoft Teams heeft aan populariteit gewonnen door de toename van werken op afstand. Een speciaal ontwikkelde back-upoplossing kan niet alleen de gegevens beschermen, maar ook de instellingen en bijbehorende verbindingen tussen applicaties.

Hoe vaak gebeurt dit?

Tijdens een steekproef onder ruim 1000 IT-professionals werd gevraagd welke vormen van gegevensverlies zij hadden ervaren in de publieke cloud. Gebruikersfouten, onopzettelijke verwijdering, beveiligingsrisico’s en hiaten in de retentie kwamen allemaal voor bij maar liefst 37% van de professionals. IDC stelt zelfs dat 6 op de 10 organisaties geen gegevensbeschermingsplan hebben voor hun Office 365-omgeving, werk aan de winkel dus!

Office 365 back-up tools

Een Office 365-back-up via een externe tool is de beste manier om je te beschermen tegen het per ongeluk of kwaadwillig verwijderen van bestanden, andere gebruikersfouten, ransomware en gegevenscorruptie.

Bij ons maken we gebruik van een eigen oplossing gebaseerd op onze eigen opslag in het QTS Datacenter Groningen, met een back-up in de toren van Hoogersmilde. Dit zorgt voor een veilige (en ISO-gecertificeerde) en dichtbij zijnde back-upoplossing.