Veel MKB-bedrijven hebben hun werkplek in de loop der jaren laten groeien: een server op kantoor, lokaal beheer door iemand met affiniteit met IT, een externe partij voor de mail en weer een ander voor support. Dat werkt, totdat het knelt: gebruikers willen overal kunnen werken, beveiliging vraagt meer dan een wachtwoord en de huidige aanbieder reageert traag of rekent te veel.
Overstappen naar een moderne, beheerde werkplek (bij ons heet dat Onbezorgd werken) is dan de logische stap. We nemen je werkplek, beveiliging, back-up en support in één pakket over en zorgen dat je team de migratie nauwelijks merkt.
Wat is een moderne werkplek?
Een moderne werkplek staat niet meer op een server in de meterkast, maar draait grotendeels in de cloud (Microsoft 365), met laptops die centraal worden beheerd en beveiligd. Concreet betekent dat:
- Microsoft 365 als basis: Exchange, Teams, OneDrive en SharePoint, ingericht volgens best practices, met multifactor-authenticatie aan.
- Centraal beheerde laptops: nieuwe medewerker erbij? De laptop wordt automatisch ingericht met de juiste apps, beleid en toegangsrechten.
- Endpoint-beveiliging: actieve bescherming tegen ransomware, phishing en gegevenslekken, met monitoring 24/7.
- Onafhankelijke back-up: mailboxen, OneDrive en SharePoint dagelijks naar een aparte locatie, los van Microsoft.
- Voorspelbare kosten: één vast bedrag per gebruiker per maand, zonder verrassingen achteraf.
- Eén aanspreekpunt: bel je ons, dan krijg je direct iemand met verstand van zaken. Geen keuzemenu, geen ticketnummers.
Wat is er belangrijk bij een overstap?
Een werkplekmigratie is meer dan accounts kopiëren. Deze punten maken het verschil tussen een soepele overstap en een week chaos:
1. Inventarisatie van wat je nu hebt
Welke mailboxen, gedeelde mailboxen, distributielijsten, bestandsshares, SharePoint-sites en specifieke apps zijn in gebruik? Welke laptops zijn nog geschikt voor de nieuwe werkplek en welke vervangen we? We brengen dit samen met jou in kaart, zodat er onderweg geen verrassingen opduiken.
2. Identiteit en toegang als fundament
In een moderne werkplek is je Microsoft-account het fundament: e-mail, bestanden, Teams, single sign-on naar andere systemen. We zorgen dat MFA aan staat, dat oude accounts opgeruimd zijn en dat ex-medewerkers geen toegang meer hebben.
3. Migratie van mail en bestanden
Mailboxen verhuizen we met behoud van mappenstructuur, agenda-afspraken en regels. Bestandsservers en gedeelde mappen tillen we over naar SharePoint of OneDrive met de juiste rechtenstructuur. Externe deellinks en handtekeningen pakken we mee.
4. Beveiliging vanaf dag één
Een nieuwe werkplek is een goed moment om beveiliging op orde te brengen. SentinelOne XDR op alle laptops, conditional access (alleen vanaf bekende locaties of apparaten kunnen werken), encryptie van laptops en duidelijk beleid voor mobiele apparaten.
5. Back-up onafhankelijk van Microsoft
Microsoft 365 zelf is geen back-up. Bestanden die per ongeluk worden verwijderd of geraakt door ransomware moeten terug te halen zijn. We configureren een aparte cloudback-up met 30 tot 60 dagen retentie.
6. Kennisoverdracht naar je team
De grootste impact ligt bij je medewerkers. We maken korte instructies voor de zaken die anders worden (handtekening instellen, gedeelde map benaderen, MFA-app installeren) en zijn op de migratiedag bereikbaar voor vragen. Eventueel ter plekke.
7. Nazorg en doorlopend beheer
Na de migratie nemen we monitoring, updates, gebruikersbeheer, back-ups en support over. Eén nummer, één e-mailadres, geen versnipperde leveranciers meer.
Hoe ziet zo’n overstap eruit?
We werken in vaste stappen, zodat je vooraf weet wat er gebeurt en wanneer.
- Vrijblijvend kennismakingsgesprek. We luisteren naar wat er goed gaat en wat niet, en kijken wat een moderne werkplek voor jullie kan betekenen.
- Inventarisatie en advies. We brengen je huidige werkplek, software, beveiliging en pijnpunten in kaart en stellen een passend pakket voor.
- Offerte en planning. Je krijgt een helder voorstel met pakketkeuze, eenmalige migratiekosten en doorlooptijd. Daarna plannen we de migratiedatum.
- Voorbereiding. We richten de nieuwe Microsoft 365-tenant in, zetten beveiliging en back-up klaar en testen alles voordat een gebruiker iets merkt.
- Migratie. Mailboxen, bestanden en accounts verhuizen we ‘s avonds, ‘s nachts of in een weekend, in fases als dat nodig is. Je team start de volgende werkdag op de nieuwe werkplek.
- Eerste werkdagen na migratie. We zijn extra bereikbaar, lopen langs als dat helpt en lossen kleine vragen direct op.
- Doorlopend beheer. Vanaf nu zijn wij je IT-afdeling op afstand. Updates, monitoring, gebruikers toevoegen of verwijderen, support: wij regelen het.
Waarom XSbyte?
We doen werkplekmigraties al sinds 2010, voor MKB-organisaties van twee medewerkers tot tientallen. We kennen alle smaken: van een lokale server die jaren niet is bijgewerkt, tot een vorig IT-bedrijf dat de boel half in de cloud heeft gezet. We weten waar de valkuilen zitten en we weten ook welke shortcuts veilig zijn en welke niet.
- Specialist in Microsoft 365 voor het MKB, met aandacht voor beveiliging.
- Geen onderaannemers: de mensen die je migratie doen, beheren je werkplek ook.
- Persoonlijk en bereikbaar: bel ons, je krijgt direct iemand met verstand van zaken.
- Vaste prijs per gebruiker per maand na de migratie, zonder onverwachte facturen.
- Vanuit Roden actief in heel Noord-Nederland (Drenthe, Groningen, Friesland) en daarbuiten.
Klaar om over te stappen?
Plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek. We bespreken je huidige situatie, leggen uit wat een moderne werkplek voor jullie kan betekenen en geven een eerlijke inschatting van de migratie. Geen druk, geen verkooppraatjes.